Проведение запроса цен-предложений c использованием балльной оценки

Функциональность балльной оценки

Функциональность балльной оценки предложений позволяет оценивать заявки участников не только по цене, но и по другим интересующим вас параметрам.

При проведении такой процедуры вам необходимо указать хотя бы один критерий, по которому оцениваются предложения участников, и назначить всем указанным критериям вес относительно общей оценки предложения. Вес всех критериев в сумме должен составлять 100%.

При оценке предложений значения критериев автоматически переводятся в баллы, а также заполняются и оцениваются организатором.

Создание извещения

1. Для подготовки извещения перейдите в Личный кабинет → папка Проведение закупок и продаж → ссылка Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → ссылка Создать новый запрос цен/предложений.

2. Заполните отобразившуюся форму, следуя указанным требованиям и разъясняющим комментариям.

Чтобы активировать функциональность балльной оценки предложений, поставьте отметку в поле Использовать балльную оценку предложений.

Если в процедуре предусматривается указание цены, то при заполнении соответствующих полей действуют следующие правила, регулирующие порядок и корректность их заполнения:

• если в качестве типа цены, который применяется в данной процедуре, выбрана цена с НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена с НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена без НДС»;
• если в качестве типа цены выбрана цена без НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена без НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена с НДС».

Для процедур с указанием начальной цены в Системе предусмотрены две дополнительные настройки, которые включаются по обращению к Оператору и являются взаимоисключающими:

• Скрывать начальную цену от участников;
• Ограничивать предложения участников указанной в извещении стоимостью.

Если одна из этих настроек используется во всех организуемых вами процедурах, вы можете зафиксировать ее и соответствующая отметка будет автоматически проставляться в форме создания извещения без возможности ее редактирования. Обратитесь к Оператору Системы для корректной настройки этой функциональности.

Вы можете присвоить процедуре закрытый статус.

В процедурах данного типа предусмотрена возможность продления срока подачи заявок при малом количестве участников. Обратитесь к Оператору для включения соответствующей функциональности, и в форме создания извещения будут доступны управляющие элементы для настройки параметров продления срока подачи заявок.



Если условия проведения процедуры допускают подачу заявки участником без документации к предложению, снимите отметку в поле Подгрузка документации к заявке обязательна.

3. Извещение также может быть создано на основе ранее проведенных процедур. Перейдите по ссылке Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) Личного кабинета. Среди существующих процедур найдите нужную в табличной форме одного из подразделов (зависит от статуса процедуры) и нажмите ссылку Скопировать.



Таким образом вы перейдете к предзаполненной форме создания извещения.

Подготовленное извещение сохраняется в Личном кабинете → раздел Объявление закупок и продаж → раздел Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → вкладка На стадии подготовки.

Добавление новых критериев балльной оценки

1. Откройте вкладку Критерии оценки. Отобразится форма Критерии оценки предложений организации, которая включает:

• опцию Сумма по лоту с НДС;
• опцию Сумма по лоту без НДС;
• ссылку Добавить критерий;
• кнопки

  Сохранить

  и

  Отменить

  .

2. Нажмите ссылку Добавить критерий. В форме появится дополнительный блок полей и элементов для добавления нового критерия:

• обязательное текстовое поле Название критерия;
• необязательное текстовое поле Описание критерия для ввода краткого описания назначения критерия;
• обязательный выпадающий список Тип поля;
• обязательное числовое поле Вес критерия, в котором указывается процентная значимость критерия в общем списке критериев, используемых в торговой процедуре. Cуммарный вес всех критериев должен составлять 100%;
• необязательное поле Порядок сортировки, определяющее порядок отображения критериев оценки при подаче предложения;
• опция Заполняется организатором позволяет добавлять критерии, данные по которым будут вводиться вами в процессе обработки заявок и утверждения оценок;
• опция Доступно только организатору (приватное) позволяет создать критерии, значения которых видны только вам;
• ссылка Удалить критерий.

Тип критерия определяется значением, выбранным в меню Тип поля. Система поддерживает следующие типы критериев:

• Строковый тип критерия позволяет участнику вводить любое значение при подаче предложения. Данный тип критерия не поддерживает автоматическое определение лучшего значения, и его оценка вводится организатором вручную;
• Числовой критерий позволяет участнику вводить при подаче предложения числовое значение. Данный тип критерия предполагает автоматическое определение лучшего значения с помощью переключателя max / min, и оценка по нему вычисляется автоматически исходя из предложений участников;
• тип Дата позволяет выбрать из календаря нужную дату. Критерий данного типа не поддерживает автоматическую градацию лучшего значения, и его оценка вводится организатором в ручном режиме;
• тип Выпадающий список позволяет выбрать вариант из фиксированного списка значений, задаваемого при добавлении критерия. Каждому варианту списка заранее присваивается определенная оценка в баллах, автоматически учитываемая в суммарной оценке в соответствии с весом критерия;

3. Добавьте необходимые критерии, заполнив, в том числе, появляющиеся в зависимости от типа критерия дополнительные поля.

Шаблоны критериев

Критерии балльной оценки могут быть сохранены в виде готовых шаблонов, которые можно добавлять к закупочным процедурам с целью экономии времени при подготовке извещения.

1. Чтобы создать шаблон:

• подготовьте извещение запроса цен/предложений с использованием балльной оценки предложений и сохраните набор критериев, которые войдут в сохраняемый шаблон;
• на странице Критерии оценки нажмите кнопку

  Шаблоны критериев

  ;

• установите переключатель в положение Сохранить как новый;
• введите наименование нового шаблона в отобразившееся поле, нажмите кнопку

  Сохранить

  и подтвердите действие.

2. Чтобы использовать готовый шаблон в создаваемой процедуре:

• после сохранения извещения откройте вкладку Критерии оценки;
• выберите в меню Загрузить в форму шаблон сохраненный ранее шаблон критериев оценки и нажмите кнопку

  Загрузить

  ;
• после заполнения всех критериев с суммарным весом 100% нажмите кнопку

  Сохранить

  .

3. Чтобы изменить шаблон:

• откройте вкладку Критерии оценки и загрузите из шаблона или заполните и сохраните критерии оценки;
• нажмите кнопку

  Шаблоны критериев

  . Откроется всплывающее окно управления шаблонами критериев.
• выберите из списка шаблон, который нужно изменить, нажмите кнопку

  Перезаписать шаблон

  и подтвердите действие.

Загрузка документации и размещение объявления

Прежде чем разместить объявление в Системе необходимо загрузить пакет закупочной документации.

1. Откройте страницу Извещение и нажмите ссылку Загрузить закупочную документацию (или одноименную кнопку).

После этого процедура автоматически переводится из категории На стадии подготовки в категорию Объявленные.

Редактирование извещения и отказ от проведения процедуры

1. Чтобы Редактировать закупочную документацию, нажмите одноименную ссылку в строке Закупочная документация.



С помощью ссылок, расположенных в строке Действия на странице Извещение, можно выполнить следующие операции:

• Для внесения изменений в извещение нажмите ссылку Редактировать.

• Вы можете Отменить процедуру на любом ее этапе, нажав соответствующую ссылку.

После нажатия ссылки отобразится форма, в которой необходимо указать основание отмены процедуры и, если требуется, прикрепить соответствующий документ.

Приглашения к участию

1. Чтобы разослать пользователям персональные приглашения к участию в процедуре, откройте вкладку Приглашения к участию.

2. Нажмите ссылку Пригласить к участию. Откроется электронная форма Добавление приглашения к участию.

3. При помощи значка      откройте диалоговое окно Выбор получателя приглашения к участию.

Нажмите ссылку Добавить напротив той организации, которую вы намерены пригласить участвовать в процедуре.



Наименования добавленных организаций отобразятся в поле Получатели-участники Системы формы Добавление приглашения к участию.

Для удаления выбранной организации из формы нажмите на значок     . Чтобы удалить из поля все организации, нажмите на значок     .

До отправки приглашения вы можете Редактировать или Удалить его, воспользовавшись соответствующими ссылками в графе Действия.



6. Чтобы отправить приглашение к участию в процедуре, нажмите ссылку Разослать и подтвердите действие.

7. Для создания идентичного приглашения иному участнику Системы нажмите ссылку Создать приглашение с тем же текстом в графе Действия. Данная ссылка станет доступна после подтверждения выполненной рассылки предыдущего приглашения.

Разъяснения

Любой из участников Системы имеет возможность получить разъяснения условий проведения процедуры и положений документации с помощью функциональности Разъяснения.

Все запросы публикуются анонимно на странице Разъяснения.

1. Чтобы ответить на запрос разъяснений, нажмите ссылку [Ответить].

3. Вы также можете опубликовать информацию без запроса со стороны участников. Нажмите ссылку Добавить информацию и заполните отобразившуюся форму.

Ход процедуры

Сведения обо всех направленных ценах/предложениях фиксируются на странице Поступившие заявки, а также в блоке Последние поступившие заявки на странице Извещение.

В процедурах с использованием балльной оценки, помимо ценового предложения, заявка участника содержит также значения всех заполняемых им критериев. Эти значения отображаются на странице Поступившие заявки.

Участники могут загружать и редактировать документацию к предложению вплоть до наступления даты вскрытия конвертов.

Если включена функциональность продления срока подачи заявок и количество претендентов меньше указанного вами при создании извещения, дата окончания подачи заявок остается доступной для редактирования в течение срока, оговоренного с Оператором при подключении этой функциональности.

Обработка поступивших заявок участников

Вскрытие заявок

После наступления даты окончания подачи заявок наименования компаний-участников и документация к их заявкам становятся доступны для ознакомления.

5.1. Если требуется Отменить протокол, нажмите соответствующую кнопку в блоке Протоколы на странице Извещение, загрузите файл с обоснованием отмены протокола и нажмите кнопку ОК.

Рассмотрение заявок

1. После утверждения протокола вскрытия конвертов откройте вкладку Поступившие заявки, или нажмите кнопку Посмотреть заявки в правой части страницы Извещение.

На отобразившейся странице представлена таблица поступивших заявок с контактными данными участников и управляющими элементами для скачивания документации к предложениям.

2. Нажмите ссылку Документация в строке заявки участника. Откроется форма Документация к заявке со ссылками для скачивания файлов.

3. Для удобства при рассмотрении предложений вы можете экспортировать таблицу поступивших заявок в Excel-файл, индивидуально настроив параметры экспорта.

3.1. Раскройте выпадающий список Экспорт в файл, расположенный над таблицей заявок.

3.2. Чтобы скачать таблицу заявок со стандартным набором значений, выберите параметр отображения цен с НДС или без НДС и нажмите кнопку Скачать.

3.3. Чтобы индивидуально настроить параметры экспорта, нажмите кнопку + Добавить шаблон. Отобразится форма Настройка шаблона экспорта в файл.

Данные в сохраняемом Excel-файле группируются на трех листах, содержание которых вы можете настроить:

• лист Сравнительная таблица включает две группы параметров:
  • Сведения о заявках: Цена, Ставка НДС (%), Тип заявки (основная или альтернативная), Ранг по цене, ИНН участника, Дата и время подачи заявки;
  • Условия процедуры: Количество, Единицы измерения, Цена за единицу продукции, Общая стоимость закупки, Ставка НДС (%), Дата публикации процедуры, Дата окончания подачи заявок, Валюта процедуры, Условия оплаты, Условия поставки, Комментарий;
• лист История предложений включает параметры: ИНН участника, Цена, Ставка НДС (%), Дата и время подачи заявки;
• лист Контактные данные участников включает параметры: Полное наименование участника, ИНН, КПП, ОГРН, Юридический адрес, Фактический адрес, Контактное лицо, Должность, Телефон, Адрес электронной почты.

3.4. Выбирая в выпадающих списках листы файла и группы параметров, проставьте/снимите необходимые отметки, введите Название шаблона в одноименном текстовом поле и нажмите кнопку Сохранить.

Сохраненный шаблон будет доступен в строке выбора шаблонов раскрывающегося меню Экспорт в файл.



3.5. Чтобы сгенерировать и сохранить Excel-файл с таблицей поступивших заявок, выберите шаблон в выпадающем списке и нажмите кнопку Скачать.

4. Проанализировав заявки участников, нажмите кнопку Начать рассмотрение заявок и подтвердите действие.

5. Произведите допуск/отклонение участников с помощью отметок Допустить и Отклонить, напишите при необходимости комментарии в текстовых полях.



При отклонении заявки участника требуется указать причину в текстовом поле.

6. Рассмотрев предложения участников, нажмите кнопку Утвердить рассмотрение. Отобразится страница Поступившие заявки с уведомлением Рассмотрение предложений утверждено.

7.1. Если требуется Отменить протокол, нажмите соответствующую кнопку на странице Поступившие заявки, загрузите файл с обоснованием отмены протокола и нажмите кнопку ОК.

Дозапрос документов

Если после обработки заявок необходимо получить от участника дополнительные или недостающие документы, вы можете направить ему дозапрос документов. Со своей стороны участник в течение срока действия этого дозапроса направляет вам запрошенные документы.

1. Откройте вкладку Дозапрос документов и нажмите ссылку Создать новый дозапрос документов к предложению.

Отобразится страница с направленным дозапросом и уведомлением Дозапрос успешно сохранен.

Вы можете Редактировать или Отменить дозапрос до его закрытия или до истечения срока его действия с помощью соответствующих ссылок в столбце Действия.



3. После отправки участником запрашиваемых документов статус дозапроса меняется на Закрыт, и эти документы становятся доступны для скачивания в столбце Документы участника.

Переторжка

На данном этапе вы можете воспользоваться правом на проведение переторжки, если такая возможность включена Оператором Системы. Подробнее с процедурой переторжки и возможными надстройками в ее рамках вы можете ознакомиться в инструкции Проведение переторжки в запросе цен-предложений.

Редактирование, утверждение и экспорт балльных оценок

После утверждения протокола вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и проведения переторжки вы можете заполнить, отредактировать и утвердить балльные оценки допущенных до оценочной стадии заявок.

1. Для заполнения матрицы оценок откройте вкладку Оценка участников. Отобразится таблица Балльная оценка, в которой указаны участники процедуры, критерии оценки предложений, и оценки тех критериев, которые не заполняются организатором. Предложение с наилучшей суммарной оценкой по всем критериям выделено зеленым фоном.



Если часть предложений была отклонена на стадии рассмотрения заявок, вместо значений критериев в столбцах этих заявок показываются прочерки, а вместо суммарной оценки предложения отображается отметка Заявка отклонена. Значения критериев отклоненных предложений не учитываются при расчете оценок других участников.

2. Нажмите кнопку Редактировать данные. Отобразится форма редактирования матрицы оценок:

• критерии числового типа получили оценки, автоматически рассчитанные исходя из указанного направления max / min;
• критерии типа Выпадающий список также получили оценки, выбранные автоматически, согласно фиксированным значениям, указанным для выбранных вариантов:
• оценки для строковых критериев и критериев типа Дата не заполнены;
• значения критериев, у которых при их добавлении была включена опция Заполняется организатором, также не заполнены.

3. Заполните оценки для критериев типа Строковый и Дата.

4. Заполните значения и оценки для критериев, заполняемых организатором, и нажмите кнопку Сохранить.

5. Нажмите кнопку Утвердить оценку и подтвердите действие вашей ЭП.

Чтобы сохранить матрицу балльных оценок на ваш компьютер, нажмите кнопку Скачать под таблицей оценок.

Выбор победителя и завершение процедуры

Если ни одно из предложений вас не устроило, вы можете Отменить процедуру, нажав соответствующую ссылку в строке Действия извещения.

После утверждения итогового протокола и рассылки уведомлений процедура считается официально завершенной. Участники получают уведомления о завершении процедуры в раздел Список пришедших сообщений Личного кабинета и на электронные адреса. Итоги процедуры также отображаются на странице Извещение в таблице Последние поступившие заявки.

Внесение сведений о заключении договора

После утверждения итогового протокола вы можете внести сведения о заключении договора с победителем процедуры.

1. Нажмите кнопку Сведения о заключении договора на странице Извещение или откройте вкладку Сведения о договоре.



2. Нажмите кнопку + Добавить договор.

3. Заполните отобразившуюся форму. Поля с предметом договора, его сторонами и ценой будут заполнены данными из итогового протокола.



3.1. Загрузите Файлы договора и, при необходимости, Дополнительные документы с помощью кнопок + Добавить файл и нажмите кнопку Сохранить.

Отобразится страница Сведения о договоре. Развернув блок с данными о договоре, вы можете редактировать или удалить сведения с помощью соответствующих управляющих элементов.

4. Нажмите кнопку Отправить на подписание и подтвердите действие. Статус в записи изменится на Ожидается подписание со стороны участника.

5. Когда участник подпишет сведения со своей стороны, статус изменится на Подписано со стороны участника.



При нажатии на кнопку внизу блока с данными откроется страница с информацией об электронной подписи участника.