Проведение многолотового запроса цен-предложений
- 1 Особенности процедуры
- 2 Создание извещения
- 3 Загрузка документации и размещение объявления
- 4 Приглашения к участию
- 5 Разъяснения
- 6 Ход процедуры
- 7 Обработка поступивших заявок участников
- 8 Дозапрос документов
- 9 Переторжка
- 10 Выбор победителя и завершение процедуры
- 11 Внесение сведений о заключении договора
Особенности процедуры
Многолотовый запрос цен/предложений
Многолотовый запрос цен/предложений предполагает наличие нескольких предметов закупки и позволяет задавать в соответствующих лотах разные параметры проведения процедуры (ключевые даты, требования по обеспечению заявок и иные дополнительные опции).
Создание извещения
1. Для подготовки извещения перейдите в Личный кабинет, раскройте раздел Проведение закупок и продаж и нажмите ссылку Мои закупки.
2. На отобразившейся странице нажмите кнопку Создать закупку.
2.1. В выпадающем списке Способ закупки выберите вариант Запрос предложений, установите отметку в поле Многолотовая процедура и нажмите кнопку Продолжить.
3. Заполните отобразившуюся форму, следуя указанным требованиям и разъясняющим комментариям.
При установке отметки Торги за единицу участник не сможет указывать собственную единицу измерения при подаче заявки.
Если в процедуре предусматривается указание цены, то при заполнении соответствующих полей действуют следующие правила, регулирующие порядок и корректность их заполнения:
- если в качестве типа цены, который применяется в данной процедуре, выбрана цена с НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена с НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена без НДС»;
- если в качестве типа цены выбрана цена без НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена без НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена с НДС».
Для процедур с указанием начальной цены в Системе предусмотрены две дополнительные настройки, которые включаются по обращению к Оператору и являются взаимоисключающими:
- Скрывать начальную цену от участников;
- Ограничивать предложения участников указанной в извещении стоимостью.
Если одна из этих настроек используется во всех организуемых вами процедурах, вы можете зафиксировать ее и соответствующая отметка будет автоматически проставляться в форме создания извещения без возможности ее редактирования. Обратитесь к Оператору Системы для корректной настройки этой функциональности.
Если условия проведения процедуры допускают подачу заявки участником без документации к предложению, снимите отметку в поле Подгрузка документации к заявке обязательна.
В процедурах данного типа предусмотрена возможность продления срока подачи заявок при малом количестве участников. Обратитесь к Оператору для включения соответствующей функциональности, и в форме создания извещения будут доступны управляющие элементы для настройки параметров продления срока подачи заявок.
Сохранить |
3. Вы можете создавать дополнительные поля предложений. Откройте вкладку Дополнительные поля предложений и заполните отобразившуюся форму.
Вы можете выбрать тип поля (строковый, числовой, дата, выпадающий список, файл), сделать его обязательным или необязательным для заполнения участником, а также доступным для просмотра только организатору (приватным) или же публичным.
4. Для создания следующего лота перейдите на страницу Добавить лот >>, расположенную над меню вкладок, и заполните отобразившуюся форму.
, нажмите ссылку5. Извещение может быть создано на основе ранее проведенных процедур. Перейдите по ссылке Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) в вашем Личном кабинете. Среди существующих процедур найдите нужную в табличной форме одного из подразделов (зависит от статуса процедуры) и нажмите ссылку Скопировать.
Таким образом вы перейдете к предзаполненной форме создания извещения.
Сохранить |
Подготовленное извещение сохраняется в Личном кабинете → раздел Объявление закупок и продаж → раздел Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → вкладка На стадии подготовки.
Загрузка документации и размещение объявления
Для размещения объявления в Системе необходимо загрузить документацию к процедуре и утвердить публикацию каждого лота.
1. Откройте страницу Загрузить закупочную документацию (или одноименную кнопку).
Подписать и сохранить |
Ссылки Дополнительная информация в блоках Закупаемая продукция и услуги и Предлагаемая продукция и услуги ведут в разделы, где загружаются и хранятся файлы с дополнительной информацией для закупочных процедур и процедур на продажу соответственно.
Для удаления объявления из Системы нажмите ссылку Удалить в блоке Действия.
Утвердить публикацию лота |
Для ознакомления с документом воспользуйтесь ссылкой Показать подписываемый документ, после чего нажмите кнопку
Подписать и сохранить |
4. Аналогичным образом утвердите публикацию остальных лотов создаваемой процедуры. Для перехода на страницу следующего лота откройте вкладку Лоты и выберите нужный лот из списка.
5. Чтобы официально разместить объявление в Системе, нажмите кнопкуОпубликовать все лоты |
После этого процедура автоматически переводится из категории На стадии подготовки в категорию Объявленные.
Редактирование извещения и отказ от проведения процедуры
1. Чтобы Редактировать закупочную документацию, нажмите одноименную ссылку в строке Закупочная документация.
С помощью ссылок, расположенных в строке Действия на странице , можно выполнить следующие операции:
- Для редактирования лота нажмите ссылку Редактировать.
- Вы можете Отменить процедуру на любом ее этапе, нажав соответствующую ссылку.
-
После нажатия ссылки отобразится форма, в которой необходимо указать основание отмены процедуры и, если требуется, прикрепить соответствующий документ.
Приглашения к участию
1. Чтобы разослать пользователям персональные приглашения к участию в процедуре, откройте вкладку Приглашения к участию.
2. Нажмите ссылку Пригласить к участию. Откроется электронная форма Добавление приглашения к участию.
3. При помощи значка откройте диалоговое окно Выбор получателя приглашения к участию.
4. Определите параметры поиска организаций и нажмите кнопкуНайти >> |
Нажмите ссылку Добавить напротив той организации, которую вы намерены пригласить участвовать в процедуре.
Наименования добавленных организаций отобразятся в поле Получатели-участники Системы формы Добавление приглашения к участию.
Для удаления выбранной организации из формы нажмите на значок . Чтобы удалить из поля все организации, нажмите на значок .
5. Нажмите кнопкуСохранить |
До отправки приглашения вы можете Редактировать или Удалить его, воспользовавшись соответствующими ссылками в графе Действия.
6. Чтобы отправить приглашение к участию в процедуре, нажмите ссылку Разослать и подтвердите действие.
7. Для создания идентичного приглашения иному участнику Системы нажмите ссылку Создать приглашение с тем же текстом в графе Действия. Данная ссылка станет доступна после подтверждения выполненной рассылки предыдущего приглашения.
Разъяснения
Любой из участников Системы имеет возможность получить разъяснения условий проведения процедуры и положений документации с помощью функциональности Разъяснения.
Все запросы публикуются анонимно на странице Разъяснения.
1. Чтобы ответить на запрос разъяснений, нажмите ссылку [Ответить].
2. Впишите ответ в текстовое поле, загрузите при необходимости сопроводительные файлы с помощью кнопки + Добавить файл и нажмите кнопкуСохранить |
3. Вы также можете опубликовать информацию без запроса со стороны участников. Нажмите ссылку Добавить информацию и заполните отобразившуюся форму.
Ход процедуры
На странице каждого лота отображается блок Последние поступившие заявки, а также вкладка Поступившие заявки, где фиксируются сведения о заявках участников по соответствующему лоту.
Участники могут загружать и редактировать документацию к заявкам вплоть до наступления даты вскрытия конвертов.
Если включена функциональность продления срока подачи заявок и количество претендентов меньше указанного вами при создании извещения, дата окончания подачи заявок остается доступной для редактирования в течение срока, оговоренного с Оператором при подключении этой функциональности.
1. Нажмите ссылку Редактировать в строке Действия, установите новую дату окончания подачи заявок, нажмите кнопкуСохранить |
Обработка поступивших заявок участников
Вскрытие заявок
После наступления даты окончания подачи заявок наименования компаний-участников и документация к их заявкам становятся доступны для ознакомления.
1. Чтобы сформировать протокол вскрытия заявок, перейдите на страницу Сформировать протокол.
, из выпадающего списка в блоке Протоколы выберите соответствующий тип протокола и нажмите кнопкуСохранить |
3. Выберите комиссию из выпадающего списка и нажмите кнопку
Сохранить |
4. Напишите при необходимости комментарий в отобразившемся текстовом поле и нажмите кнопку
Разослать уведомления |
Отобразится форма голосования выбранной закупочной комиссии, которая будет заполняться данными по мере проведения голосования.
5. По окончании голосования нажмите кнопкуКворум имеется |
После сохранения данных о голосовании в таблице Параметры протокола отобразится кнопка
Утвердить протокол |
Утвердить протокол |
6.1. Если требуется Отменить протокол, нажмите соответствующую кнопку в блоке Протоколы на странице , загрузите файл с обоснованием отмены протокола и нажмите кнопку Отменить протокол.
Рассмотрение заявок
1. После утверждения протокола вскрытия конвертов откройте вкладку Поступившие заявки, или нажмите кнопку Посмотреть заявки в правой части страницы .
На отобразившейся странице представлена таблица поступивших заявок с контактными данными участников и управляющими элементами для скачивания документации к предложениям.
2. Нажмите ссылку Документация в строке заявки участника. Откроется форма Документация к заявке со ссылками для скачивания файлов.
3. Для удобства при рассмотрении предложений вы можете экспортировать таблицу поступивших заявок в Excel-файл, индивидуально настроив параметры экспорта.
3.1. Раскройте выпадающий список Экспорт в файл, расположенный над таблицей заявок.
3.2. Чтобы скачать таблицу заявок со стандартным набором значений, выберите параметр отображения цен с НДС или без НДС и нажмите кнопку Скачать.
3.3. Чтобы индивидуально настроить параметры экспорта, нажмите кнопку + Добавить шаблон. Отобразится форма Настройка шаблона экспорта в файл.
Данные в сохраняемом Excel-файле группируются на трех листах, содержание которых вы можете настроить:
- лист Сравнительная таблица включает две группы параметров:
- Сведения о заявках: Цена, Ставка НДС (%), Тип заявки (основная или альтернативная), Ранг по цене, ИНН участника, Дата и время подачи заявки;
- Условия процедуры: Количество, Единицы измерения, Цена за единицу продукции, Общая стоимость закупки, Ставка НДС (%), Дата публикации процедуры, Дата окончания подачи заявок, Валюта процедуры, Условия оплаты, Условия поставки, Комментарий;
- лист История предложений включает параметры: ИНН участника, Цена, Ставка НДС (%), Дата и время подачи заявки;
- лист Контактные данные участников включает параметры: Полное наименование участника, ИНН, КПП, ОГРН, Юридический адрес, Фактический адрес, Контактное лицо, Должность, Телефон, Адрес электронной почты.
3.4. Выбирая в выпадающих списках листы файла и группы параметров, проставьте/снимите необходимые отметки, введите Название шаблона в одноименном текстовом поле и нажмите кнопку Сохранить.
Сохраненный шаблон будет доступен в строке выбора шаблонов раскрывающегося меню Экспорт в файл.
3.5. Чтобы сгенерировать и сохранить Excel-файл с таблицей поступивших заявок, выберите шаблон в выпадающем списке и нажмите кнопку Скачать.
4. Проанализировав заявки участников, нажмите кнопку Начать рассмотрение заявок и подтвердите действие.
5. Произведите допуск/отклонение участников с помощью отметок Допустить и Отклонить. При необходимости напишите комментарии в текстовых полях и загрузите Дополнительные файлы с помощью кнопок + Добавить файл.
При отклонении заявки участника текстовое поле для указания причины отклонения становится обязательным для заполнения.
6. Рассмотрев предложения участников, нажмите кнопку Утвердить рассмотрение. Отобразится страница с уведомлением Рассмотрение предложений утверждено.
Утвердить протокол |
7.1. Если требуется Отменить протокол, нажмите соответствующую кнопку в блоке Протоколы на странице , заполните отобразившуюся форму и нажмите кнопку Отменить протокол.
Дозапрос документов
Если после обработки заявок необходимо получить от участника дополнительные или недостающие документы, вы можете направить ему дозапрос документов. Со своей стороны участник в течение срока действия этого дозапроса направляет вам запрошенные документы.
1. Откройте вкладку Дозапрос документов и нажмите ссылку Создать новый дозапрос документов к предложению.
Сохранить |
Отобразится страница с направленным дозапросом и уведомлением Дозапрос успешно сохранен.
Вы можете Редактировать или Отменить дозапрос до его закрытия или до истечения срока его действия с помощью соответствующих ссылок в столбце Действия.
3. После отправки участником запрашиваемых документов статус дозапроса меняется на Закрыт, и эти документы становятся доступны для скачивания в столбце Документы участника.
Переторжка
На данном этапе вы можете воспользоваться правом на проведение переторжки, если такая возможность включена Оператором Системы. Подробнее с процедурой переторжки и возможными надстройками в ее рамках вы можете ознакомиться в инструкции Проведение переторжки в запросе цен-предложений.
Выбор победителя и завершение процедуры
1. Для завершения процедуры поставьте отметку напротив лучшего из предложений в блоке Последние поступившие заявки и нажмите кнопку Завершить процедуру.
Если ни одно из предложений вас не устроило, вы можете Отменить процедуру, нажав соответствующую ссылку в строке Действия извещения.
- признать процедуру несостоявшейся без заключения договора с единственным участником;
- признать процедуру несостоявшейся и заключить контракт с единственным участником.
Сохранить |
3. Выберите комиссию из выпадающего списка и нажмите кнопку
Сохранить |
4. Напишите при необходимости комментарий в отобразившемся текстовом поле и нажмите кнопку
Разослать уведомления |
Отобразится форма голосования выбранной закупочной комиссии, которая будет заполняться данными по мере проведения голосования.
5. По окончании голосования нажмите кнопкуКворум имеется |
6. Чтобы официально завершить процедуру и разослать уведомления участникам, нажмите кнопку
Разослать уведомления |
После утверждения итогового протокола и рассылки уведомлений процедура считается официально завершенной. Участники получают уведомления о завершении процедуры в раздел Список пришедших сообщений Личного кабинета и на электронные адреса. Итоги процедуры также отображаются на странице в таблице Последние поступившие заявки.
Внесение сведений о заключении договора
После утверждения итогового протокола вы можете внести сведения о заключении договора с победителем процедуры.
1. Нажмите кнопку Сведения о заключении договора на странице или откройте вкладку Сведения о договоре.
2. Нажмите кнопку + Добавить договор.
3. Заполните отобразившуюся форму. Поля с предметом договора, его сторонами и ценой будут заполнены данными из итогового протокола.
3.1. Загрузите Файлы договора и, при необходимости, Дополнительные документы с помощью кнопок + Добавить файл и нажмите кнопку Сохранить.
- в попозиционных процедурах при наличии нескольких победителей сведения о каждом договоре вносятся отдельно. При заполнении формы в выпадающем списке Наименование поставщика будут представлены все участники-победители в процедуре;
- если проводится совместная закупка, в выпадающем списке Наименование заказчика будут представлены все заказчики процедуры, из которых необходимо выбрать компанию, заключающую договор.
4. Нажмите кнопку Отправить на подписание и подтвердите действие. Статус в записи изменится на Ожидается подписание со стороны участника.
5. Когда участник подпишет сведения со своей стороны, статус изменится на Подписано со стороны участника.
При нажатии на кнопку внизу блока с данными откроется страница с информацией об электронной подписи участника.